12 tipů, jak uspořádat perfektní firemní večírek

1. Pozvěte správné lidi

Firemní večírek by měl být příležitostí k navázání nových kontaktů, posílení týmového ducha a zábavě. Proto byste měli pozvat lidi, kteří jsou pro vaši firmu důležití, jako jsou zaměstnanci, klienti, dodavatelé nebo spolupracovníci. Zároveň byste měli dbát na to, aby se hosté dobře znali a cítili se pohodlně. Nezapomeňte rozeslat pozvánky s dostatečným předstihem, aby vaši hosté měli dostatek prostoru si termín zařadit do svého pracovního, ale i osobního programu.

2. Vyberte vhodné místo

Místem pro váš firemní večírek může být například vaše kancelář, restaurace, hotel, klub nebo galerie. Důležité je, aby místo bylo dostupné, prostorné a vybavené vším potřebným pro váš program. Pokud chcete ušetřit náklady, můžete si také pronajmout místo od jiné firmy nebo organizace. Důležité je včas zarezervovat prostory a dbát na to, aby měly dostatečnou kapacitu pro vaše hosty.

3. Vyberte správnou profesionální kapelu

Při výběru kapely na firemní večírek se držte několika základních pravidel:

a) Zvolte kapelu, která odpovídá stylu a atmosféře vaší akce. Není totiž dobrý nápad najmout metalovou kapelu na večírek plný uvolněných manažerů, ani jazzovou kapelu na večírek plný mladých a energických zaměstnanců. Ideální je vybrat univerzální kapelu, která je schopna obsáhnout co nejširší repertoár všech žánrů pro co nejširší spektrum posluchačů všech generací

b) zjistěte si, jaká je kvalita a zkušenost kapely, kterou chcete najmout. Můžete si prohlédnout jejich webové stránky, poslechnout si jejich audio a video ukázky, nebo se podívat na jejich recenze a reference.

c) domluvte s kapelou všechny podrobnosti týkající se ceny, délky vystoupení, technického vybavení a repertoáru. Tak se vyhnete nepříjemným překvapením a zaručíte si hladký průběh vašeho večírku. Kriteriem pro výběr může být kvalita komunikace s kapelou, její vstřícnost, flexibilita

Pamatujte při výběru kapela na to, že kvalitní kapela stojí peníze, ale tato investice se vám vrátí v podobě super párty a profesionálního vystoupení, které vašim hostům přinese nádherný zážitek z prožitého společenského večera, na který budou ještě dlouho vzpomínat. Pokud máte k dispozici dostatečné prostory, vyberte spíše větší kapelu (od tří do pěti hudebníků)

Chci kapelu

4. Zvolte vhodné téma

Toto není psaným pravidlem. Večírek nemusí být nutně tématický. Pokud ale je, téma by mělo být zajímavé, originální a související s vaší firmou nebo oborem. Můžete se inspirovat například oblíbeným filmem, knihou, dobou nebo žánrem. Téma by mělo být také snadno proveditelné a přizpůsobitelné různým preferencím hostů.

5. Naplánujte zábavný program

Program by měl být pestrý, zábavný a zapojovat hosty do různých aktivit. Můžete například zařadit hry, soutěže, kvízy, tombolu, nebo tanec. Program by měl také reflektovat vaše téma a cíle vašeho večírku. Nezapomeňte také na představení hostů, poděkování a ocenění. Je dobré také zařadit další doprovodný program, například vystoupení kouzelníka, barmanskou show, vystoupení tanečnic, bubenickou show, případně pro odvážnější Travesti show apod.
S doprovodným programem vám může pomoci i kapela. Zkušená profesionální kapela zvládne například základní moderování doprovodného programu a poskytne k němu i komletní kooperaci - například ozvučí hudební podklady pro vystoupení apod.

6. Zajistěte kvalitní catering

Jídlo a pití jsou nedílnou součástí každého firemního večírku. Proto byste měli zajistit kvalitní catering, který bude odpovídat vašemu tématu, rozpočtu a počtu hostů. Můžete si objednat například občerstvení, finger food, bufet nebo menu. Nezapomeňte také na nápoje, jako jsou voda, limonády, pivo, víno nebo koktejly.

7. Vytvořte přátelskou atmosféru

Atmosféra je klíčovým faktorem pro úspěch vašeho firemního večírku. Proto byste měli vytvořit přátelskou atmosféru, která bude podporovat komunikaci, spolupráci a zábavu mezi hosty. Můžete toho docílit například pomocí hudby, osvětlení, dekorací nebo dress code. Dodržujte etiketu odpovídající místu konání, prestiži vašich hostů a důležitosti vaší akce.

8. Zapojte hosty do organizace

Pokud chcete, aby se vaši hosté cítili zapojeni a zodpovědní za váš firemní večírek, můžete je zapojit do organizace. Můžete je například požádat o nápady na téma, program, kapelu nebo catering. Nebo jim můžete dát možnost zvolit si své místo, partnera nebo tým. Tímto způsobem si hosté budou vážit vašeho večírku více a budou se na něj těšit.

9. Sledujte rozpočet a čas

Při organizaci firemního večírku byste měli také sledovat váš rozpočet a čas. Rozpočet by měl být realistický, dostatečný a pružný. Čas by měl být efektivně využit, aby se stihl celý program a aby se hosté nenudili nebo neunavili. Můžete si například vytvořit harmonogram, seznam úkolů nebo rozpočtovou tabulku.

10. Komunikujte s hosty

Komunikace s hosty je důležitá jak před, tak během a po vašem firemním večírku. Před večírkem byste měli informovat hosty o všech podrobnostech, jako jsou datum, místo, čas, téma, program nebo dress code. Během večírku byste měli být pozorní, vstřícní a vtipní. Po večírku byste měli poděkovat hostům za jejich účast, zpětnou vazbu nebo fotky.

11. Užijte si to

Užít si váš firemní večírek je největší odměnou za vaši práci a úsilí. Nezapomínejte na to, že firemní večírek je především příležitost k relaxaci, zábavě a oslavě vašich úspěchů a navázání komunikace a vztahů s vašimi spolupracovníky a obchodními partnery. Proto se snažte být pozitivní, aktivní a otevření novým zkušenostem a lidem.

12. Zhodnoťte

Po celé akci nezapomeňte na hodnocení večírku. Poděkujte dodavatelům, personálu a především poděkujte vašim hostům. Získejte od nich zpětnou vazbu, ptejte se, co se jim na večírku líbilo a co by naopak navrhovali příště zlepšit nebo co by si přáli. Pomůže vám to nabýt zkušenosti, které pak využijete v organizaci příštího firemního večírku.

Závěrem

Uspořádat úspěšný firemní večírek není jednoduchá záležitost, ale dá se zvládnout.  Je třeba zorganizovat spoustu věcí tak, aby do sebe vše zapadlo tak, jak se patří.  Dodržením těchto našich tipů si zajistíte, že váš firemní večírek bude nezapomenutelným zážitkem pro všechny. Pozvěte své hosty na nezapomenutelnou akci ve vaší režii!

Pozvat kapelu

Další témata:

Od oltáře po večerní svatební párty: Jak zorganizovat nezapomenutelnou svatbu
10 nejčastějších chyb při pořádání svatby a jak se jim vyhnout
7 způsobů, jak zabavit hosty na Vaší svatbě