Jak organizovat kapelu na firemní večírek - technika, logistika a tipy pro úspěšnou akci

1. Před samotnou akcí: plánování je základ

Úspěch firemního večírku se rodí dlouho před první skladbou. Dobrá příprava šetří stres a čas. Informace níže je dobré s kapelou vykomunikovat a tyto informace jí předat.

Klíčové informace pro kapelu:

✔ Datum, čas a místo konání – včetně přesného času příjezdu a začátku hraní
✔ Typ akce – vánoční večírek, garden party, galavečer nebo neformální teambuilding
✔ Počet hostů a věkové složení – pro správný výběr repertoáru
✔ Prostorové možnosti – pódium, zásuvky, šatna, parkování
✔ Technické zajištění – ozvučení a světla zajistí firma nebo kapela? (obě varianty jsou možné)

Tip: Pokud si nejste jisti, co všechno zorganizovat firemní večírek vyžaduje, přečtěte si článek Proč je důležité mít na firemním večírku kvalitní program a jak ho sestavit.

2. Technické požadavky: co kapela potřebuje, aby zněla skvěle

Základní technické minimum:
✔ Dostatek elektrických zásuvek – ideálně na samostatném okruhu
✔ Stabilní pódium – kapely hrají na pódiu nebo vyvýšené ploše. Ne vždy to podmínky na místě umožňují, v tom případě vyhrazený prostor bez pódia
✔ Dostatečný prostor – minimálně 3×4 metry, ideálně více (dle složení bandu, nástrojového obsazení - jiný prostor potřebuje DUO, jiný KVINTET s bicími nástroji)
✔ Ozvučení – menší prostory vystačí s kompaktním systémem, větší akce vyžadují profesionální PA systém
✔ Světelná technika – základní světelný park dokáže posunout atmosféru večírku o úroveň výš

Tip z praxe: I když má kapela vlastní aparaturu, vyplatí se, aby byl na místě technik, který zná prostor a pomůže s nastavením. Ušetří to čas a nervy při zvukové zkoušce.

3. Logistika: doprava, montáž a harmonogram

Doprava a přístup:

✔ Zjistěte, kde může kapela vyložit aparaturu
✔ Ověřte vjezd do vnitrobloku či k nakládací rampě, zejména v hotelech nebo kongresových centrech
✔ Domluvte osobu zodpovědnou za koordinaci na místě – ideálně technika nebo event manažera

Časový harmonogram:

✔ Menší kapely: 60–90 minut před produkcí
✔ Větší kapely s vlastním ozvučením: 2–3 hodiny předem
✔ Po skončení večírku počítejte s demontáží (cca 1 hodina)

4. Zvuková zkouška: klid před bouří

Zvuková zkouška je nezbytná, i když trvá jen 15 minut. Každý prostor se chová akusticky jinak a bez ladění může být výsledek nevýrazný nebo nepříjemně hlasitý. Naše kapela na fiemní večírek potřebuje zcela minimální časový prostor na zvukovou zkoušku. Vše si připravíme předem a logisticky zvládneme s předstihem tak, abychom na místě byli co nejflexibilnější.

Doporučení:

✔ Zkouška by měla probíhat bez jiného programu
✔ Uzavřete dveře, pokud se večírek koná ve více místnostech
✔ Ideálně potřebuje kapela na zvukovou zkoušku přehrát 2-3 skladby se zpěvem a nástroji - naší kapele stačí 1 skladby nebo i žádná

Zkušenost z praxe: Na jednom firemním večírku v Brně jsme odhalili odraz zvuku od protější stěny se zpožděním téměř půl sekundy – takto by se skutečně nedalo hrát :-). Drobná úprava reproduktorů a nastavení problém vyřešila a večírek proběhl bez faux pas.

5. Spolupráce během akce: komunikace je klíč

Zapojení kapely do programu s předstihem umožní sladit hudební vstupy s moderátorem, cateringem, doprovodným programem.

Co domluvit předem:

✔ Počet hudebních vstupů a jejich délku - ne vždy je třeba, naše kapla je flexibilní a plně se přizpůsobuje programu a potřebám klienta
✔ Čas první produkce – obvykle po večeři nebo úvodním proslovu
✔ Přestávky – vhodné pro doprovodný program, proslovy vedení, vystoupení hostů
✔ Styl hudby – retro blok, české hity, klasický rock apod.

Inspiraci najdete v článku Kapela na firemní večírek: Jak jsme roztančili nejrůznější firemní večírky. Příběhy z muzikantské praxe.

6. Zákulisí úspěchu: co dělá večírek nezapomenutelným

✔ Atmosféra světel – správné nasvícení pódia a parketu vytváří emoce
✔ Interakce s publikem – kapela ví, kdy přidat tempo, kdy změnit repertoár tak, aby večírek měl ten správný spád
✔ Dynamika večera – dobrá kapela ví jak na to, stupňuje večer až do neopakovatelné párty
✔ Plynulost přechodů – background music z přehrávače vyplní pauzy kapely - zajistí většinou kapela

Tip: Zkušenost kapely je důležitá: zapojení publika a vtažení na parket v kombinaci s moderováním od kapely končí často bouřlivým potleskem. Vše se pojí dohromady a  z večera se stává okouzlující zážitek.

7. Co když něco nevyjde? Prevence a krizové scénáře

✔ Zpoždění programu – flexibilní start kapely - dobrá kapela se přizpůsobí
✔ Technické výpadky – záložní kabely, prodlužovačky (v dikci kapely)
✔ Změna prostoru – možnost improvizace
✔ Neočekávané požadavky hostů – profesionální muzikanti reagují s nadhledem a flexibilně

8. Afterparty a zpětná vazba: konec, který dělá dojem

✔ Poděkovat účastníkům a kapele
✔ Uložit kontakty a poznámky pro příští rok - je dobré v případě potřeby ihned zasmluvnit kapelu na další rok
✔ Sdílet video či fotky (s ohledem na GDPR)

Taková spolupráce často vede k dlouhodobému partnerství a pravidelné účasti kapely na akcích firmy.

Shrnutí: jak zorganizovat kapelu na firemní večírek bez stresu

✔ Začněte včas plánovat
✔ Předejte kapele všechny informace o prostoru, programu a publiku
✔ Zajistěte technické zázemí – elektřinu, prostor, světla
✔ Vyhraďte čas na zvukovou zkoušku
✔ Buďte připraveni improvizovat
✔ Po akci poskytujte a sbírejte zpětnou vazbu

Hudba je investicí do atmosféry a firemní kultury. Když to mezi kapelou a publikem „klikne“, stává se firemní akce nezapomenutelným zážitkem.

Chcete, aby vaše firemní akce byla nezapomenutelná? Kontaktujte nás a zjistěte dostupnost naší kapely pro váš večírek.

Kontaktuj kapelu

Čtěte také:

✔ Kolik stojí kapela na firemní večírek (2025)
✔ Proč je důležité mít na firemním večírku kvalitní program a jak ho sestavit
✔ Kapela na firemní večírek: Jak jsme roztančili nejrůznější firemní večírky. Příběhy z muzikantské praxe
✔ Kapela na firemní večírek Praha: nejlepší tipy a zkušenosti